Hybride Werken: Uitdagingen en Oplossingen voor Organisaties in 2025 - Deel 1

Inleiding

In een economie waarin flexibiliteit en aanpassingsvermogen steeds belangrijker zijn geworden, heeft hybride werken zich ontwikkeld tot de nieuwe norm voor veel organisaties. Rond 2021 ontstonden de eerste symptomen van hybride werken tijdens de pandemie. Toen men in 2023, nadat Covid voorbij was, weer terug naar kantoor mocht, verwachtte men dat we weer terug zouden gaan naar het 'oude normaal' van voor de pandemie.

Maar de realiteit anno 2025, vier jaar later, laat zien dat de veranderingen die hybride werken teweeg hebben gebracht een blijvende impact hebben op de manier waarop mensen werken, wanneer en hoe vaak mensen naar kantoor gaan, het sociale leven, en andere normen en waarden. Hoewel iedereen nu weer 5 dagen per week naar kantoor mag komen, blijft meer dan de helft hybride werken, met 2 of 3 dagen op kantoor en 2 of 3 dagen thuis of zelfs in het buitenland.

Deze werkwijze, waarbij medewerkers zowel op kantoor als op afstand werken, biedt tal van voordelen maar brengt ook unieke uitdagingen met zich mee. In deze tweedelige serie duiken we diep in vijf kernuitdagingen van hybride werken en bieden we praktische inzichten en oplossingen voor HR-professionals en vastgoedexperts. In dit eerste deel behandelen we de eerste drie uitdagingen.

Uitdaging 1: Het Behouden van Betrokken Medewerkers

Een van de belangrijkste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is het betrokken houden van medewerkers bij de organisatie en het cultiveren van de bedrijfscultuur. Microsoft's Work Trend Index 2023 toonde aan dat wanneer teams verspreid werken, het moeilijker wordt om een gevoel van verbondenheid te creëren, wat essentieel is voor betrokkenheid (Microsoft, 2023).

Wanneer er geen rekening wordt gehouden met de impact van hybride werken, kan thuiswerken leiden tot gevoelens van eenzaamheid en isolement. Deze gevoelens hebben een negatieve impact op de geestelijke gezondheid en het werkplezier, met als gevolg dat medewerkers niet betrokken zijn en slechte of geen resultaten behalen.

Oplossingen:

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Een praktische manier om je medewerkers meer betrokken en gewaardeerd te laten voelen, is door flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden. Volgens een studie van WeWork (2021) zou maar liefst 75% van de werknemers bereid zijn om bepaalde voordelen, zoals cashbonussen of zelfs zorgverzekering, op te geven voor de vrijheid om te kiezen waar ze werken.

1-op-1 gesprekken

Managers moeten regelmatig 1-op-1 gesprekken inplannen. Het is gebruikelijk om eens in de twee of drie weken contact te houden met teamleden. Gebruik deze momenten niet alleen om over resultaten te praten, maar vraag ook naar de mening van je collega's en hoe het met ze gaat, zowel fysiek als mentaal. Microsoft's onderzoek uit 2021 toonde aan dat authentieke managers aanzienlijk betere resultaten behalen op het gebied van medewerkersbetrokkenheid.

Sociale activiteiten

Organiseer (virtuele) sociale activiteiten en evenementen om teambuilding te bevorderen en werknemers de kans te geven informeel contact te hebben met hun collega's. Dawn Klinghoffer en Elizabeth McCune van Microsoft benadrukten in 2022 in de Harvard Business Review dat "medewerkers die floreren en betrokken zijn, twee keer zoveel tijd willen doorbrengen op locaties anders dan hun huis of bedrijfskantoor dan hun minder betrokken collega's" (Klinghoffer & McCune, 2022).

Kernwaarden

Communiceer duidelijk de missie, visie en kernwaarden van de organisatie aan alle werknemers. Dit zorgt ervoor dat men zich kan identificeren met het bedrijf en zich daardoor betrokken voelt. McKinsey's onderzoek uit 2022 benadrukt dat bedrijven die hun waarden actief uitdragen, 25% hogere betrokkenheidsscores laten zien (McKinsey, 2022).

Uitdaging 2: Een Toekomstbestendige Kantorenstrategie

De manier waarop en wanneer mensen het kantoor gebruiken is volledig veranderd. Wereldwijd geven medewerkers aan zelf te willen bepalen waar en wanneer ze werken – of dat nu op het hoofdkantoor is, in een hub, een coworking-space of thuis. The Instant Group rapporteerde in 2023 dat 44% van de BOE-Operators wereldwijd een bezettingsgraad van meer dan 80% heeft bereikt, wat aantoont dat deze werkplekken steeds populairder worden (The Instant Group, 2023).

Als gevolg hiervan moeten bedrijven wereldwijd nadenken over wat ze gaan doen met hun overschot aan gehuurde kantoorruimte. Volgens een onderzoek van CBRE kan het implementeren van een hybride werkstrategie leiden tot een vermindering van kantoorruimte met wel 30% (CBRE, 2024).

Oplossingen:

Bereken Hybrid Work Footprint [HWF]

Begin met het in kaart brengen van je Hybrid Work Footprint (HWF). Om een toekomstbestendig beleid vorm te geven, moet je de cijfers kennen. Stel jezelf de volgende vragen:

• Hoeveel werkplekken faciliteer je?
• Wat zijn de kosten per werkplek per medewerker?
• Hoe vaak komen mensen naar kantoor?
• Hoeveel moeten medewerkers reizen en wat kost dat?
• Wat zijn de kosten per werkplek die daadwerkelijk in gebruik is?

Op basis van een grondige HWF-analyse kun je bepalen wat de impact is van hybride werken op jouw organisatie. Breng in kaart wat het kost om niets te doen en wat de financiële gevolgen zijn van opschalen of inkrimpen.

Aanbieden Workplace-as-a-Service

Verdiep je in de mogelijkheden van Space-as-a-Service. De traditionele kantorenmarkt wordt namelijk steeds flexibeler en meer servicegericht. Cushman & Wakefield's onderzoek uit 2023 toonde aan dat één op de twee Europese kantooreigenaren verwacht dat ze tegen 2025 16% tot 25% van hun commerciële vastgoedportefeuilles flexibel en servicegericht zullen aanbieden (Cushman & Wakefield, 2023).

In plaats van grote kantoren te onderhouden, kunnen bedrijven hun werknemers Space-as-a-Service abonnementen aanbieden. Dit stelt werknemers in staat om vanuit verschillende locaties te werken en biedt organisaties de flexibiliteit om kosten te besparen op ongebruikte kantoorruimte.

Fit-out with a purpose

Breng de behoeften van je medewerkers in kaart. In wat voor soort kantooromgeving willen zij het liefst werken? Welke type werkplekken gebruiken zij bij voorkeur en wanneer? Onder welke voorwaarden en omstandigheden zijn medewerkers geneigd om op kantoor te werken? Design & build agencies kunnen je adviseren om een kantooromgeving te realiseren die zowel samenwerking als geconcentreerd werk ondersteunt, om zo aan de uiteenlopende behoeften van hybride werknemers te voldoen.

Stimuleren van duurzaamheid

Hybride werken draagt bij aan de vermindering van woon-werkverkeer, wat leidt tot een lagere CO2-uitstoot. Door een duurzame werkstrategie te implementeren, kunnen bedrijven niet alleen bijdragen aan een beter milieu, maar mogelijk ook profiteren van belastingvoordelen of subsidies. De verdere integratie van duurzaamheidsinitiatieven in de kantoorstrategie is in 2025 niet langer optioneel, maar een businessnoodzaak geworden.

Uitdaging 3: Technologie faciliteren voor effectief hybride werken

In het huidige tijdperk van hybride werken is het faciliteren van de juiste technologie cruciaal voor betrokkenheid, communicatie en productiviteit. Een onderzoek van Microsoft uit 2023 wees uit dat digitale vermoeidheid een reëel en onhoudbaar probleem is geworden, waarbij 39% van de werknemers zich uitgeput voelt (Microsoft, 2023).

Wanneer collega's vanaf verschillende locaties werken, is de juiste technologie onmisbaar om contact te houden en effectief samen te werken. Hoewel basis tools zoals laptops met Microsoft Teams of Google Workspace een goed begin zijn, vereist een echt productieve verspreide organisatie een meer uitgebreide aanpak.

Oplossingen:

Investeer in mobiele technologie

Zorg dat alle medewerkers toegang hebben tot:

• Laptops of desktops
• Mobiele telefoons
• Kwaliteit headsets
• Ergonomische accessoires (toetsenborden, muizen, etc.)

Deze investeringen zijn cruciaal voor vlotte communicatie en samenwerking tussen remote teams. The Instant Group meldde in 2022 dat 27% van de operators van flexibele werkruimtes van plan waren om smart access te introduceren in hun ruimtes, wat aangeeft dat technologische investeringen cruciaal worden beschouwd (The Instant Group, 2022).

Prioriteit geven aan beveiliging en privacy

Implementeer beveiligde netwerken en VPN-oplossingen, bied training over cybersecurity best practices, en zorg voor veilige toegang tot bedrijfsgegevens. Deze maatregelen beschermen gevoelige informatie en stellen medewerkers gerust bij remote werken.

Opstellen van duidelijke richtlijnen

Ontwikkel een uitgebreid beleid voor het gebruik van technologie, inclusief verwachtingen rond beschikbaarheid en reactietijden, protocollen voor gegevensbeveiliging, en richtlijnen voor effectief gebruik van samenwerkingstools. Harvard Business Review benadrukte in 2021 al het belang van duidelijke communicatieprotocollen om digitale overbelasting te voorkomen.

Implementeren van samenwerkingssoftware

Integreer tools zoals:

• Videoconferentie-oplossingen
• Projectmanagementtools
• Communicatieplatformen
• Kennisdelingsplatformen
• Alles-in-één samenwerkingsoplossingen

Deze platforms verbeteren de efficiëntie en communicatie van remote teams aanzienlijk. CBRE rapporteerde in 2024 dat technologie een steeds crucialere rol speelt in het verbinden van mensen, ongeacht waar, wanneer en hoe ze werken (CBRE, 2024).

Bij het plannen van de technologische infrastructuur is het cruciaal om ook rekening te houden met de verschillende behoeften van werknemers en hoe technologie kan bijdragen aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen kan deelnemen, ongeacht locatie.

Conclusie voor Deel 1

De eerste drie uitdagingen van hybride werken – het behouden van betrokken medewerkers, het ontwikkelen van een toekomstbestendige kantorenstrategie en het faciliteren van technologie voor effectief hybride werken – vereisen een strategische aanpak. Organisaties die deze uitdagingen proactief aangaan, kunnen de voordelen van hybride werken maximaliseren en een werkomgeving creëren die zowel productiviteit als welzijn bevordert.

In het tweede deel van deze serie zullen we ingaan op twee aanvullende uitdagingen: kennisoverdracht tussen medewerkers op afstand en de balans tussen werk en privé. Daarnaast zullen we de veranderende rol van vastgoed in een hybride werkwereld bespreken en praktische strategieën bieden voor de toekomst van werk.

Bronnenlijst

CBRE. (2024). European Flex Office Market Update H1 2024.

Cushman & Wakefield. (2023). Obsolescence Equals Opportunity: The Next Evolution of Office and How Repositioning and Repurposing Will Shape the Future.

Klinghoffer, D., & McCune, E. (2022). Why Microsoft Measures Employee Thriving, Not Engagement. Harvard Business Review.

McKinsey. (2022). Workplace real estate in the COVID-19 era: From cost center to competitive advantage.

Microsoft. (2021). The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready?

Microsoft. (2023). Work Trend Index: Annual Report - Will AI Fix Work?

The Instant Group. (2022). The Future of Flex: Trends, challenges, and opportunities faced by flexible workspace providers.

The Instant Group. (2023). The Office Redefined: Five Opportunities in Workspace.

WeWork. (2021). The future of work is hybrid: Here's what that will look like.