De Werkelijke Kosten van Kantoorruimte: huur ik een traditioneel of serviced kantoorruimte?
Ondernemers die appels met peren vergelijken wanneer zij een nieuw kantoor huren. Wij zien het vaak gebeuren:
"Het is VEEL goedkoper om een lege kantoorvloer te huren, dan een serviced kantoorruimte! Kijk maar naar de prijs per vierkante meter kale huur! Het is ook nog eens veel groter!" 🗣️🗣️
Er worden hier twee denkfouten gemaakt:
🤔 De kale huur van een lege kantoorvloer, wordt vergelijken met all-in maand prijs van full-service kantoorruimtes.
💭 Wanneer je een lege kantoorvloer huurt, dan is de ruimtebehoefte 10 m² per medewerker. Deze behoefte wordt kleiner wanneer je serviced huurt!
Dus.. wanneer kies ervoor om een lege kantoorvloer conventioneel aan te huren, en wanneer ga je voor efficiëntie en flexibiliteit, en huur je een serviced kantoorruimte? Het maken van deze keuze wordt beïnvloed door de omvang van jouw team. Wat blijkt!? Het kantelpunt ligt bij teams van 20 personen.
Ik heb onze ervaringen samengevat in dit artikel met een concreet rekenvoorbeeld zodat jij dat niet hoeft te doen!
Het Traditionele Kantoormodel
Een traditioneel kantoor komt in alle vormen en maten - van één verdieping tot meerdere etages of zelfs een heel pand. De ruimte kan casco of turn-key worden aangeboden. Afhankelijk van het opleverniveau beslis je of je investeert in een verbouwing en/of nieuwe fit-out.
In Nederland teken je een huurovereenkomst conform het ROZ-model uit 2015. Standaard wordt uitgegaan van een 5-jarig contract, waarbij je het kantoor 'as-is' moet opleveren. Dit betekent dat je na verbouwing en fit-out de ruimte moet terugbrengen naar de oorspronkelijke staat. Aan het einde van de huurtermijn kun je met de eigenaar overleggen of de verbeteringen mogen blijven omdat ze waarde toevoegen aan het pand.
De vuistregel voor traditionele kantoren is 10m² BVO (bruto vloeroppervlak) per medewerker. Dit omvat werkplekken, privékantoren, vergaderruimtes, pantry's, receptie en gangen. Alles is voor jouw rekening, of je het nu volledig benut of niet.
Wat Kost een Traditioneel Kantoor?
Laten we een concreet voorbeeld nemen: je hebt een bedrijf met 20 medewerkers en zoekt kantoorruimte in Amsterdam Centrum.
Voor een traditioneel kantoor van 200m² (10m² per persoon) zien de jaarlijkse kosten er als volgt uit:
Vaste kosten:
- Huur: €450/m² per jaar = €90.000
- Servicekosten: €75/m² per jaar = €15.000
- Subtotaal: €105.000 per jaar
Dit is echter nog maar het begin. Hier komen de operationele kosten (OPEX) nog bij:
- Schoonmaak: €10.000-16.000 per jaar
- Internet, wifi en telefonie: €3.000-5.000 per jaar
- Koffie, thee en barista service: €4.000-6.000 per jaar
- Kantoorartikelen en benodigdheden: €3.000-5.000 per jaar
- Alarm en toegangssysteem (key tags): €4.000-6.000 per jaar
- Verzekeringen: €4.000-6.000 per jaar
Totale jaarlijkse OPEX: €28.000-44.000 extra
Eenmalige investeringen (CAPEX):
Er is een vuistregel voor verbouwing en fit-out van een traditioneel kantoor:
- Budget: €250/m²
- Gebruikelijk: €500/m²
- Luxe: €1.000/m²
- High-end: €1.500/m²
Voor ons voorbeeld (200m², gebruikelijke afwerking):
- Verbouwing en fit-out (inclusief techniek en installaties): €500/m² = €100.000
- Interieur en inventaris: €2.000 per persoon = €40.000
- Totale CAPEX: €140.000
Let op: Bij 'as-is' oplevering moet je aan het einde van de huurperiode de ruimte terugbrengen naar de oorspronkelijke staat, tenzij anders overeengekomen met de eigenaar.
Een Serviced Kantoorruimte Huren
Bij serviced en managed kantoren huur je een privékantoorunit voor jouw team. De vuistregel is dat je ongeveer 6m² per persoon nodig hebt voor de kantoorunit zelf – aanzienlijk minder dan bij traditionele kantoren. Hoe kan dat? De operator verzorgt alle gedeelde faciliteiten zoals vergaderruimtes, lounges, pantry's en receptie.
Wat Kost een Serviced Kantoor?
Voor hetzelfde team van 20 personen in Amsterdam Centrum kost een serviced kantoorruimte ± €600 per werkplek per maand:
- Maandelijkse kosten: €600 per persoon = €12.000 per maand
- Jaarlijkse kosten: €144.000 all-in
Dit bedrag is volledig inclusief:
- Huur en servicekosten
- Highspeed internet
- Professionele schoonmaak
- Receptiediensten
- Koffie, thee en water
- Gebruik van vergaderruimtes
- Printen en kopiëren
- Onderhoud en reparaties
Startinvestering: €0
De Voordelen van Serviced Kantoorruimtes Huren
Op het eerste gezicht lijkt €144.000 per jaar meer dan €105.000. Maar deze vergelijking gaat mank om verschillende redenen:
1. Geen Startkapitaal Nodig
De besparing van €140.000 aan CAPEX is significant. Dit kapitaal kun je investeren in je bedrijf in plaats van in kantoorinrichting. En dit is nog gebaseerd op een gebruikelijke afwerking - bij een luxe uitvoering kan de CAPEX oplopen tot €240.000 of meer.
2. Werkelijke All-in Kosten
Het traditionele kantoor kost in werkelijkheid veel meer dan €105.000 wanneer je alle operationele kosten (OPEX) meetelt. De jaarlijkse OPEX kan oplopen tot €28.000-44.000 extra, waardoor je totale jaarlijkse kosten uitkomen op €133.000-149.000.
3. Flexibiliteit
- Contractduur: 6-36 maanden vs. 3-5 jaar
- Opzegtermijn: 1-3 maanden vs. 6-12 maanden
- Schalen: Eenvoudig op- of afschalen zonder nieuwe fit-out
4. Efficiënt Ruimtegebruik
Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt. Bij 6m² per persoon voor een privékantoor plus toegang tot alle gedeelde faciliteiten, is je ruimtegebruik veel efficiënter dan 10m² per persoon waarbij je alles zelf moet faciliteren.
De Verborgen Kosten van een Office Manager
Als je puur naar de directe kosten kijkt, wordt een traditioneel kantoor voordeliger vanaf ongeveer 20 medewerkers. Maar er is een belangrijke kostenpost die vaak over het hoofd wordt gezien: de office manager.
Bedrijven met 20+ medewerkers nemen vrijwel altijd een office manager in dienst om alle operationele zaken (OPEX) te regelen:
- Receptiediensten en telefoonbeantwoording
- Secretariële ondersteuning
- Beheer van alle diensten en abonnementen
- Lunch regelen en kantoorbenodigdheden bestellen
- Personeelszaken en evenementen organiseren
- Facilitair beheer en leverancierscontacten
- Troubleshooting bij technische problemen
De kosten van een office manager (OPEX):
- Salaris: €35.000-45.000 per jaar
- Werkgeverslasten (30%): €10.500-13.500 per jaar
- Totaal: €45.500-58.500 per jaar
Deze kosten worden zelden meegenomen in de vergelijking, maar zijn wel degelijk reëel. Bij een serviced of managed kantoor word je volledig ontzorgd door het dedicated team van de verhuurder. Je betaalt dan misschien iets meer per vierkante meter, maar je hebt geen zorgen over het managen van je kantoor.
CAPEX vs OPEX: Een Fundamenteel Verschil
Het belangrijkste verschil tussen beide modellen zit in de financiële structuur:
Traditioneel kantoor:
- CAPEX: Verbouwing, fit-out, interieur, techniek en installaties
- OPEX: Huur, service, office manager, receptie, alle diensten en abonnementen (alarm, wifi, koffie, schoonmaak, etc.)
Managed & Serviced kantoor:
- Alleen OPEX: Alle kosten zijn operationeel en maandelijks
- Een operator verzorgt zowel de CAPEX als OPEX voor je
- Daardoor verschuiven bij managed en serviced kantoorruimtes alle kosten volledig naar OPEX
Deze verschuiving van CAPEX naar OPEX heeft belangrijke voordelen:
- Betere cashflow voor je bedrijf
- Geen grote startinvesteringen
- Flexibiliteit om te groeien of krimpen
- Voorspelbare maandelijkse kosten
- Geen zorgen over onderhoud of vervanging van inventaris
Ons Advies: Wanneer Overstappen?
De keuze tussen traditioneel en serviced is uiteraard subjectief en uniek voor elk bedrijf. Toch zien we een duidelijk omslagpunt in de markt.
Tot 20 medewerkers: Wij adviseren managed of serviced kantoorruimte. De flexibiliteit, het gemak en de all-in service wegen ruimschoots op tegen de iets hogere maandelijkse kosten.
Vanaf 20 medewerkers: Kosten technisch wordt een traditioneel kantoor voordeliger. Maar houd wel rekening met:
CAPEX (eenmalige investeringen):
- Verbouwing en plaatsen fit-out
- Complete kantoorinrichting en inventaris
- Installatie van techniek en systemen
OPEX (operationele kosten):
- Office manager salaris en werkgeverslasten
- Alle fysieke en digitale diensten (abonnementen)
- Schoonmaak, onderhoud, receptie
- Koffie, lunch, en overige facilitaire zaken
Door dit allemaal zelf te regelen, bespaar je inderdaad de marge die een operator rekent voor dezelfde diensten. Je moet echter wel bereid zijn om tijd en energie te steken in het opzetten en managen van je eigen kantoorinfrastructuur.
Conclusie
Dit rekenvoorbeeld laat zien hoe de kosten zich verhouden, maar houd er rekening mee dat prijzen kunnen variëren per locatie, kwaliteit en marktomstandigheden.
In onze ervaring is het voordelig én vooral veel eenvoudiger om een serviced kantoor te huren voor teams van 2 tot 20 personen. Je hebt geen grote startinvestering nodig, bent binnen een week operationeel, en wordt volledig ontzorgd.
Voor teams van 20 tot 40 personen adviseren we om niet alleen naar kosten te kijken, maar ook naar gebruiksgemak. Weeg de voordelen van flexibiliteit en ontzorging af tegen de mogelijk lagere kosten van een traditioneel kantoor.
Ben je op zoek naar de perfecte kantooroplossing voor jouw team? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over de beste optie voor jouw situatie.
